Mobi Trainee est une start up en forte croissance et spécialisée dans la gestion de projet de stages en Europe. Avec plus de 500 stages à l’année, notre objectif est de le doubler pour la saison 2020 et de développer de nouveaux marchés.
Dans le cadre de cette expansion, nous recherchons un nouvel assistant commercial et administratif international H/F à Barcelone pour rejoindre notre équipe.
Directement rattaché(e) au département commercial, vous assistez l’équipe commerciale sur la gestion administrative et des clients, des projets et de la facturation pour mener à bien des projets internationaux puis organiser les mobilités en stage d’étudiants de toute l’Europe grâce au programme Erasmus.
Missions générales du poste
1. Assistance commerciale
- Réalisation de devis et recherche des meilleurs prestataires
- Constitution des fichiers de prospection à partir des critères cibles (recherche sur les réseaux,
- etc.)
- Rédaction des contrats
- Prise de rendez-vous pour l’équipe commerciale
- Organisation des déplacements de l’équipe commerciale
- Réservation des logements, transports et activités
- Suivi des dossiers
- SAV pour les projets de mobilité en assistance commerciale aux consultants
2. Gestion de clients
- Suivi et actualisation des dossiers de clients
- Réponse aux questions
- Relance pour compléter les dossiers
- Envoi de mailings
3. Facturation
- Production de la facturation
- Tenue de la comptabilité clients: envoi des factures et documents internes
- Relance clients concernant les paiements
- Tenue des tableaux de reporting mensuel
- Participation à la réalisation des situations trimestrielles et clôtures annuelles
4. Secrétariat
- Accueil téléphonique et gestion des appels
- Administration du service : courrier, plannings, fournitures
- Assistance aux collaborateurs : prise de messages, diffusion de documents
- Gestion achat fournitures bureau
Compétences requises générales :
- Réactivité
- Organisation
- Rigueur
- Aptitudes relationnelles : capacité d’adaptation, d’empathie et d’écoute
- Aisance à l’oral et au téléphone
- Maîtrise des outils informatiques et bureautiques
- Gestion administrative
- Outils bureautiques
- Comptabilité générale
- Modalités d’accueil
- Méthode de classement et d’archivage
- Veille réglementaire
- Maîtrise des langues anglais/français/espagnol.
Conditions de travail :
- 40h par semaine du lundi au vendredi
- Possibilité de déplacements en Europe pour l’accueil de groupes d’étudiants
- Travail en équipe et en autonomie
- Poste en CDI à pourvoir dès septembre 2019
- Congés payés par an: 25 jours ouvrés
- Équipe fixe de 5 personnes avec renforts pendant les périodes hautes.
- Open space avec terrasse, dans le quartier de Poblenou avec vue sur la mer et tout Barcelone. Cafés et friandises offerts.